Kaasava eelarve eest rajatavad objektid peavad asuma avalikus kohas ja olema kõigile kättesaadavad. 2025. aastal viiakse 200 000 euro eest ellu vähemalt kaks rahvahääletusel enim hääli saanud ideed. Seega saab esitada ideid maksumusega kuni 100 000 eurot.
Ideid saab esitada infosüsteemis Volis, kus võib ka seni esitatud ettepanekutega tutvuda. Idee võib saata ka meiliga aadressil kaasaveelarve@tartu.ee
Pärast ideede laekumist hindavad nende teostatavust eksperdid. Seejärel korraldatakse avalikud arutelud, kus selgub, millised ideed jõuavad lõpphääletusele oktoobris. Kogu kaasava eelarve protsessi vältel oodatakse ideede autoritelt kaasalöömist oma idee tutvustamisel.
Tartu alustas kaasava eelarve rakendamist 2013. aastal ja korraldab seda tänavu kaheteistkümnendat korda. Praeguseks on kaasava eelarve toel ellu viidud või sel aastal tegemisel kakskümmend ideed.