Tartu oma koolide rahalisi pisipatte ei jahi

Vasakult Tartu linnasekretär Jüri Mölder, siseaudiitor Maie Tihkan ja siseaudiitor Raivo Bachmann. Foto: Sille Annuk

Tartu on kaugel linna-asutuste raamatupidamise lauskontrollist, kuid kahtluse korral on võimalik paljastada pisimgi kuritarvitus, rääkisid linna sisekontrolör Raivo Bachmann, siseaudiitor Maie Tihkan ja linnasekretär Jüri Mölder.

Ülemöödunud nädalal tekitasime lugejais vastakat elevust, ka hukkamõistu, uurides Poska kooli direktorilt, miks ta passitas endale kätte ja ostis töökindad, kuid võttis nende peale arve koolile. Direktor kinnitas, et ostis kindad kooli hiljuti palgatud majahoidjale, kuigi tunnistas, et kindad olid hoiul tema autos. Kas linnavalitsuse sisekontrolliteenistus teab, kas Poska kooli majahoidja on nende kinnastega tööle asunud?

Raivo Bachmann: Ütlen ausalt, pole käinud vaatamas, kas need kindad on tal käes. Ostmise aega vaadates on selge, et kindad olid majahoidjale vajalikud, sest oli väga külm aeg.

Maie Tihkan: Alati on tarvis teada tausta ja taust on selline, et teisest õppepoolaastast võetigi Poska gümnaasiumisse tööle majahoidja. Tema tööülesandeid ja -tingimusi arvestades oli see täiesti aktsepteeritav ost.

Kui tihti sisekontrolliteenistus kahtlustab, et mõne kooli eelarveraha pole kasutatud sihipäraselt, et koolile ostetud esemed pole kooli põhitegevuseks vajalikud?

Tihkan: Siseauditi põhimõtteist lähtuvalt teeme kontrolli valikuliselt. Kui meile on jäänud silma küsitavad ostud, oleme alati selgitusi küsinud. Küsinud ka ostetud asju näha. Ostudokumendil peab olema ostu sisu lahti kirjutatud.

Bachmann: Kuritarvitused leiavad eelkõige aset nende varadega, mis on ära kasutatud, mis lihtsalt kuluvad ära: bürootarbed, kriidid, värvipaberid jne. Aga see, mida üle saab lugeda, on üldiselt alles ka.

Kas tooksite mõne näite kuritarvitustest?

Bachmann: Näited puudutaksid eelmise aasta haridusosakonna juhtumit. Kuna uurimine käib, pole võimalik neid detailsemalt kirjeldada.

Enamasti on teile siis alati ära seletatud, milleks oli ost vajalik, ja teil on kahtlus kadunud?

Tihkan: Pigem on ära seletatud. Õppeasutused on väga mitmekülgsed. Nende põhitegevus on küll õpetamine, aga oletagem, et koolile on ostetud paela ja meil tekib küsimus, milleks. Võib selguda, et seda on kasutatud seitsmenda klassi käsitöötunnis, rahvariiete parandamiseks jne.

Bachmann: Selliseid küsimusi tekitavadki ilmselt enim tööõpetus- ja käsitöötunniga seotud kulud. Kui võtame selle Poska gümnaasiumi näite, siis dokumente vaadates kahtlust poleks tekkinud.

Kas linn teeb igal aastal auditi kõigile koolidele?

Bachmann: Ei oleks ju reaalne. Ühe asutuse auditile kulub kaks ja pool kuud.

Tihkan: Ainuüksi õppeasutusi on meil hallata 50, lisaks sellele muid asutusi, kokku 75. Pluss struktuuriüksused.

Jüri Mölder: Tuleb pöörata tähelepanu sellele, et ühel ajal toimib mitu kontrollimehhanismi. Põhivara inventuuri tehakse kord aastas. Iga meie üksuse komisjonid loevad vara üle, kontrollitakse selle olemasolu. Tavaliselt on sellega seotud kolm-neli inimest. Lisaks üksuse juht, kes kinnitab inventuuri tulemused.

Põhivara alla kuulub vara, mille väärtus käibemaksuta on üle 2000 euro. See, mis jääb alla selle väärtuse, on raamatupidamislikus mõttes väheväärtuslik kuluinventar. Kõlab küll totralt, kuid see on raamatupidamislik termin. 400 eurost 2000 euroni on varad, mille üle peetakse samuti pidevat arvestust haridusosakonna raamatupidamisteenistuses.

Alla 400 euro jääva vara võib kanda kuludesse. On võimalik, et asutused peavad selle üle arvet, kuid otsest kohustust pole.

Arvete menetlemise süsteem kehtib aga ka väikeste summade puhul. Iga arve peab kinnitama vähemalt kaks inimest, direktor ja veel keegi, ning raamatupidaja peab arve õigsust kontrollima. Kokkuvõttes on küsimus selles, kui totaalseks on mõtet ajada sisekontrolli sekkumist.

Kas pisteline kontroll tähendab eelkõige jälgimist, et jooksvad kulud eelarvet ei ületaks, mitte üksikute tšekkide ülevaatamist?

Mölder: Kulude tasakaalu monitoorib regulaarselt eelkõige linnavalitsuse osakond, kelle haldusalas asutus tegutseb. Lisaks hoiab pidevalt silma peal rahandusosakond.

Tartu linna raamatupidamise sise-eeskirjast lugesin, et linnavalitsuse hallatavate asutuste lühim kohustuslik aruandeperiood on kalendrikuu. Kas iga kooli juhtkond peab olema valmis suvalisel hetkel linna sisekontrolliteenistusele eelmise kalendrikuu kulutuste kohta üksipulgi aru andma?

Mölder: Eelarve täitmise aruande andmed on finantsinfosüsteemist välja võetavad reaalajas.

Tihkan: Põhimõtteliselt on sealt võimalik välja võtta kõik kas või kümneeuroste üksikarveteni.

Bachmann: Praegu ei pruugi me arve selgitusest täpselt aru saada, mida ikkagi soetati. Sel juhul oleme pidanud arvet eraldi küsima, aga siin tulevad muutused.

Mölder: Mullu tegime valmis uue IT-rakenduse, e-arvete menetluse. See tähendab, et kõik raamatupidamise algdokumendid lähevad elektroonilisse dokumendiregistrisse, kus on näha ka iga arve detailsed põhjendused. Järjest paremini on tagatud kontrolli võimalus reaalajas, mis tähendab üha suuremat läbipaistvust.

Bachmann: Lisaks tahame minimeerida sularahatehinguid. Nende puhul on alati võimalik, et tagantjärele tehakse ostunimekiri ja aruanne. Seda me ei soosi.

Tihkan: Alati tekib väike kahtlus, kui linna raha käib läbi isikliku rahakoti.

Mölder: Näiteks on sisekontrolli auditis välja toodud toidurahaga arvlemine, mis käis kahes koolis sularahas, aga lõpetatakse auditi tulemusel ära. Sularaha hoidmisega, panka viimisega jne on seotud hulk võimalikke probleeme, mida on mõistlik välistada.

Eks meie areng ole pidev. Linnavalitsus muutis selgelt raamatupidamise sise-eeskirja pärast haridusosakonna korruptsioonijuhtumit selleks, et välistada mingeid tegevusi.

Näiteks minnakse üle valdkonnapõhisele raamatupidamisele ja raamatupidajad hakkavad vahetuma, et kunagi poleks kindel, kes mingit asutust kontrollib. Nii ei saa tekkida liiga sooje suhteid raamatupidaja ja asutuse juhi vahel.

Kuuldavasti muutub midagi teil seaduste muutumise tõttu 2013. aastast?

Mölder: Audiitortegevuse seadusest ja omavalitsusüksuse finantsjuhtimise seadusest tulenevalt antakse linnavolikogu revisjonikomisjonile palju suurem roll. Siseauditi üksus peab hakkama tegema komisjoniga tihedat koostööd.

Seni on komisjoni liikmeiks saanud olla vaid volikogu liikmed, nüüd, kui komisjoni ei leita volikogust majandusliku või juriidilise kõrgharidusega inimesi, võivad komisjoni kuuluda ka inimesed väljastpoolt volikogu.